Com quanto tempo de antecedência você deve planejar um evento corporativo?

 

Planejar um evento corporativo requer atenção aos detalhes, e o tempo é fundamental para fazer as escolhas certas.


Antecedência é a palavra-chave para planejar um evento corporativo bem-sucedido sob todos os aspectos. Isso ajudará a garantir melhores negociações, tranquilidade e segurança na organização, além de tempo para lidar com imprevistos.
 

Ainda, ela é fundamental para que haja tempo para a divulgação adequada do evento, a fim de engajar seu público a participar da ação e confirmar sua presença. Acompanhe a seguir.

 


Como estipular o tempo de antecedência para planejar um evento corporativo?
 

O ideal é, antes de um ano ou o semestre terminar, desenvolver um calendário dos eventos corporativos para o próximo período. Isso ajudará a estipular o orçamento para essas ações e dará uma visão mais abrangente de tudo que será realizado.
 

Naturalmente, no decorrer do período, podem surgir novas demandas de eventos. Nesses casos, para ações de menor porte, o ideal é ter, no mínimo, dois meses para planejar um evento corporativo, fazer as contratações, escolher o melhor local, definir os convites etc. Já para eventos de maior porte, com grande número de convidados e uma estrutura mais complexa, o ideal é começar o planejamento com, ao menos, seis meses de antecedência.
 


Quanto tempo é preciso para a pré-produção de um evento corporativo?
 

A primeira etapa do planejamento é a chamada pré-produção. Nesse momento, o evento é pensado com o estabelecimento de objetivos, definição de papéis dos organizadores, bem como a definição do local, da data, do horário etc. Como tudo isso depende de alinhamento de orçamento e de agenda de fornecedores e parceiros, o ideal é reservar, ao menos, dois meses para a sua execução.
 

Vantagens em planejar um evento corporativo com antecedência
 

Como vimos, o tempo é um fator-chave para a organização de eventos bem-sucedidos. Em suma, entre as vantagens de se planejar com antecedência, destacam-se:
 

<strong>Obtenção de melhores condições nas negociações com os fornecedores.</strong>

Obtenção de melhores condições nas negociações com os fornecedores.

<strong>Organização detalhada no evento, com a certeza de que nenhum fator importante deixou de ser analisado.</strong>

Organização detalhada no evento, com a certeza de que nenhum fator importante deixou de ser analisado.

<strong>Tempo hábil e mais tranquilidade para lidar com imprevistos.</strong>

Tempo hábil e mais tranquilidade para lidar com imprevistos.

<strong>Maior índice de confirmação de seus convidados, que terão tempo adequado para se organizar e participar do evento.</strong>

Maior índice de confirmação de seus convidados, que terão tempo adequado para se organizar e participar do evento.

<strong>Processo de planejamento mais preciso e menos estressante.</strong>

Processo de planejamento mais preciso e menos estressante.

<strong>Maior possibilidade de conseguir datas, horários, atrações e locais desejados.</strong>

Maior possibilidade de conseguir datas, horários, atrações e locais desejados.

Viu só como planejar um evento corporativo com antecedência é vantajoso? Que tal aprofundar seus conhecimentos e descobrir as facilidades que o espaço deve oferecer? Até a próxima!

 

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