O que não pode faltar em eventos corporativos?

Os eventos corporativos são fundamentais para construir imagem institucional, se relacionar com os públicos de interesse, comunicar mudanças e fazer lançamentos de programas, serviços ou produtos. No entanto, para que essas ações sejam bem-sucedidas, é preciso levar em conta alguns fatores. Para ajudar você nesse processo, confira, a seguir, 7 coisas que não podem faltar no planejamento do seu evento corporativo.

 

1. Espaço adequado para a realização do evento

Você pode ter desenvolvido uma programação incrível, ter atrações maravilhosas, mas, se o espaço não for condizente, seu evento e a imagem da empresa ficarão comprometidos.

Por isso, a escolha do espaço é fator-chave para o sucesso dos eventos corporativos. Ele precisa, basicamente, ser acessível, ter boa infraestrutura, capacidade adequada para comportar confortavelmente os convidados e segurança.


2. Lista de convidados

Algumas vezes, ao organizar eventos corporativos, corre-se o risco de acabar se envolvendo mais com a contratação de fornecedores do que na elaboração e fechamento da lista de convidados.

Esse fator é determinante para a contratação do espaço, do serviço de buffet/coffee, confecção de brindes, entre outros afazeres. Por isso, ainda no início do planejamento, deve-se ter uma lista prévia com o número máximo de convidados.


3. Programação

Por mais que se trate de uma ação mais informal ou simples, é imprescindível elaborar a programação dos eventos corporativos, assim, as chances de imprevistos e de situações que possam causar desconforto aos participantes são minimizadas.

Inclua em seu cronograma desde o horário de abertura do local para convidados e os discursos até as atrações. Tudo com a previsão de hora de início e de término.

 


 

4. Alimentação de qualidade

Independentemente do tipo de evento, a alimentação é um dos pontos mais importantes para manter a satisfação e o conforto dos participantes. Portanto, não a deixe em segundo plano, crie um menu atrativo, variado e inclusivo - levando em conta, por exemplo, quem tem restrições alimentares.

Uma solução prática é encontrar um local para o evento que já possua sistema de buffet e alimentação. Assim, suas preocupações com esse ponto tão importante diminuem.


5. Divulgação

A divulgação é outro item que não pode ser relegado. Ela tem, além do papel de informar, o de motivar, engajar e manter a atenção e o interesse do seu público até a data do evento.

Se é uma ação voltada para o público interno, faça uso de todos os canais de endomarketing para reforçar o objetivo e a proposta do evento. Mantenha-o na pauta de conversa dos colaboradores, conservando aceso o seu interesse em participarem da ação.

 


6. Som e iluminação de qualidade

Esses são itens fundamentais para garantir conforto sonoro e visual aos seus convidados, e, ainda, auxiliam para que a mensagem a ser passada seja mais clara e assertiva.

Assim, não deixe de levar em conta a contratação de um equipamento de som de qualidade e de fazer um projeto luminotécnico adequado para o local contratado. Para agilizar, dê preferência a locais que já contem com essa estrutura e/ou possuam fornecedores para esse tipo de serviço.


7. Segurança

Ao realizar eventos corporativos, a segurança deve estar em primeiro lugar. O local deve oferecer infraestrutura moderna e adequada e espaços e dispositivos de segurança bem sinalizados. Em alguns casos, contratar uma equipe de segurança também pode ser necessário.

 

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